Rekisteriseloste

 

JÄSENREKISTERIN REKISTERISELOSTE
 

Helsingin Melojat ry, Riihenkulmanpolku 5, 00700 Helsinki
Henkilötietolaki (523/1999) 10§, Yhdistyslaki (503/1989) 11§
Laatimispäivämäärä: 12.3.2013 (viimeksi päivitetty 19.2.2016)

1. Rekisterinpitäjä

Helsingin Melojat ry, Jäsensihteeri

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Yhdistyslain tarkoittama yhdistyksen jäsenluettelo ja yhdistyksen tarkoitusperien toteuttaminen.

3. Rekisteröityjen ryhmä ja näihin liittyvät tiedot

Rekisteröityjen ryhmä: Yhdistyksen jäsenet.
Näihin liittyvät tiedot (► pakolliset tiedot):

  • avainnumero
  • sähköposti
  • salasana
  • sukunimi
  • etunimi
  • muut etunimet
  • sukupuoli
  • katuosoite
  • postinumero
  • postitoimipaikka
  • ► puhelin
  • ICE - In Case of Emergency
  • liittymisvuosi
  • lasten tiedot (nimet+syntymävuosi) (lapsijäsenten tiedot)
  • MM-yksityiskanoottipaikkanumero
  • SS-yksityiskanoottipaikkanumero
  • MM-yksityiskaappipaikkanumero
  • SS-yksityiskaappipaikkanumero
  • korjauspajan avain
  • HeMe-ohjaajakoulutuksen koulutusvuodet
  • muu kouluttajakokemus
  • melonta- ja retkeilynoobelit sekä -kunniamerkit

Jäsenet päivittävät itse jäsentietonsa ajantasalle nettisivujen kautta. Jokaisella jäsenellä on oltava sähköpostiosoite, joka toimii jäsenrekisterissä kirjautumistietona.

Sähköpostiosoitteensa jäsen ei pysty itse muokkaamaan, vaan tieto laitetaan sähköpostitse jäsensihteerille, jotta hän muistaa päivittää sen myös tilitoimiston laskutusohjelmaan

Uudet jäsenet toimittavat jäsentietolomakkeen kirjallisena ja allekirjoitettuna jäsensihteerille. Seurasta eronneiden tiedot poistetaan jäsenrekisteristä ja hävitetään jäsensihteerin toimesta.

4. Tietojen säännönmukainen luovutus

Tietoja ei luovuteta Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Tietoja ei luovuteta seuran ulkopuolelle.

5. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteriä hoitaa yhdistyksen jäsensihteeri (sekä jäsenet itse niiden tietojen osalta, joihin heillä on oikeus). Manuaalinen aineisto on seuran jäsensihteerin ja muiden sellaisten luottamushenkilöiden hallussa, joille jäsenrekisteri (tai sen osa) on hallituksen päätöksellä luovutettu jäsenyhteyksien hoitoa varten.

Jäsenrekisteri sijaitsee Yhdistysavain-järjestelmässä. Optinetin tekninen ylläpito huolehtii järjestelmän tietoturvasta sekä varmistuksista. Rekisterin sisällöstä vastaavat jäsenet itse sekä jäsensihteeri ja pääkäyttäjät (tietyt hallituksen jäsenet) tietyiltä osin.