Tietosuojaseloste

TIETOSUOJASELOSTE

 

1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Rekisterinpitäjä: Helsingin Melojat ry

Osoite: c/o Viktoria Sjöberg, Riihenkulmanpolku 5, 00700 Helsinki

Puhelin: +358505028052 (jäsensihteeri)

Sähköposti: hemejasensihteeri@gmail.com, puheenjohtaja@helsinginmelojat.fi

Yhteyshenkilö: jäsensihteeri Viktoria Sjöberg tai puheenjohtaja Ville Teittinen

 

2. Rekisteröidyt

Rekisterissä käsitellään Helsingin Melojat ry:n kurssilaisten, jäsenien ja sen entisten jäsenien henkilötietoja.

 

3. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Rekisterin käyttötarkoituksena on rekisteröityjen henkilötietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, sen ylläpito ja kehittäminen, tiedottaminen sekä laskutus ja myös päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta henkilötietojärjestelmässä eli jäsenrekisterissä.

Henkilötietojen käsittely perustuu Helsingin Melojat ry:n lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä sekä tietyissä tapauksissa sopimuksen täytäntöönpanoon (esim. kajakkipaikan vuokraaminen).

Lasten henkilötietojen käsittely perustuu siihen, että huoltaja on antanut tähän nimenomaisen suostumuksensa tai valtuutuksensa.

 

4. Rekisterin tietosisältö

Rekisterissä käsitellään Helsingin Melojat ry:n jäsenien henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen liittyviä tarpeellisia tietoja. Pakolliset tiedot on merkitty tähdellä. Näitä tietoja ovat:

 

Rekisteröidyn etu- ja sukunimi*

Rekisteröidyn postiosoite*

Rekisteröidyn sähköpostiosoite*

Rekisteröidyn puhelinnumero

Sähköisen viestinnän tunnistetiedot*

Seuran vaja-avaimen numero*

Sukupuoli

Liittymisvuosi*

Lapsi-jäsenten kohdalla syntymäaika sekä huoltajan yhteystiedot ja sähköposti-osoite*

Mahdolliset kaappi- tai kajakkipaikat (pakollinen tieto, jos on käytössä kaappi- tai kajakkipaikka)

Hätätilanteessa käytettävän läheiden yhteystiedot (ICE-yhteystiedot)

Melontaan liittyvät kunniamerkit

Melontaa liittyvät koulutukset

Kouluttajakokemus melontakursseista

 

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Jäsenrekisterin tiedot kerätään henkilöltä itseltään ilmoittautumistilaisuudessa. Rekisteröitynyt ylläpitää itse omia henkilötietojaan yhteystietojen ja suostumuksien osalta järjestelmässä. Rekisteröityneellä on mahdollisuus nähdä omat henkilötietonsa kirjautumalla rekisteriin henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla.

Helsingin Melojat ry lisää tietoihin seuran vaja-avaimen numeron. Helsingin melojat ry voi rekisteröityneen suostumuksella muokata jäsenen tietoja.

 

7. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Emme myy tai vuokraa rekisteröidyn henkilötietoja kolmansille osapuolille, eikä käytetä suoramarkkinointitarkoituksiin. Henkilötietoja luovutetaan tarvittavilta osin tilitoimistolle, jonka laskutusjärjestelmän avulla Helsingin Melojat ry lähettää laskuja jäsenilleen.

Henkilötietoja voidaan tarvittavilta osin antaa melontakurssien johtajille tai järjestäjille, jos rekisteröitynyt henkilö on osallistumassa kursseille. Henkilötietoja voidaan tarvittavilta osin antaa seuran vapaaehtoiselle tehtäviensä hoitamista varten esim. melontakurssien johtajille, tilastojen tekijälle, lehden lähettäjälle. Henkilötietoja voidaan siirtää eteenpäin, rekisterin palveluntarjoajaa vaihdettaessa, uudelle järjestelmän ylläpitäjälle.

 

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

 

6. Rekisterin suojauksen periaatteet

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Helsingin melojat ry:n jäsenrekisteriin, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja tehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Jäsenellä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasanasuojaus. Yhdistyksen ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salasanasuojattuja.

Rekisteriä koskevat manuaaliset aineistot säilytetään lukituissa tiloissa.

 

8. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on Helsingin Melojat ry:n jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä Helsingin Melojat ry:n oikeutetun edun perusteella, ts. mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia (KKO 2017:15). Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai Helsingin Melojat ry:n sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.

 

9. Rekisteröidyn tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti:

saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;

saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Helsingin Melojat ry:n käsittelemät henkilötiedot;

vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;

vaatia henkilötietojensa poistamista;

peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;

vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Helsingin Melojat ry:n oikeutettu etu;

saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot Helsingin Melojat ry:lle, Helsingin Melojat ry käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja

vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

 

Helsingin melojat ry:n jäsenillä on mahdollisuus koska tahansa sähköisesti tarkistaa ja korjata omia perusjäsentietojaan netissä www.helsinginmelojat.fi >jäsensivut > omat jäsentiedot.

 

Jos rekisteröity haluaa muita tietoja tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Helsingin Melojat ry voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Helsingin Melojat ry voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

 

10. Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista ilmoittamalla siitä kirjallisesti allekirjoitettuna rekisterinpitäjän yhteystiedot-kohdassa mainittuun osoitteeseen.

 

10. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

 

11. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat , kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse Viktoria Sjöbergille osoitteeseen hemejasensihteeri@gmail.com.

Tarkastuspyyntö tulee esittää ensisijaisesti kirjallisesti ja allekirjoitettuna jäsensihteeri Viktoria Sjöbergille.

 

Helsingin melojat ry

c/o Viktoria Sjöberg, Riihenkulmanpolku 5,00700 Helsinki

 

12. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 2019.